Cos'è WhatsApp Business? La guida completa su come funziona

Come avevamo già visto nei trend previsti per il 2023 e anche secondo il report di We Are Social, le aziende si stanno allontanando dalle piattaforme pubblicitarie del mercato di massa verso piattaforme più dirette, personalizzate e coinvolgenti.

In cima alla lista di questi nuovi canali c'è WhatsApp Business, che ha diverse funzionalità che le piccole imprese in particolare apprezzerebbero, partendo anche dal fatto che in Italia WhatsApp è il primo social per utilizzo.

WhatsApp Business è un servizio gratuito che offre alle piccole imprese un'ampia gamma di vantaggi, dal miglioramento del servizio clienti e delle capacità di sensibilizzazione all'organizzazione e all'analisi semplificate.

Cos'è WhatsApp Business?

WhatsApp Business, lanciato nel 2018, è un'app scaricabile gratuitamente creata pensando al piccolo imprenditore: consente alle piccole imprese di comunicare in modo più efficiente con i propri clienti fornendo loro funzioni utili come messaggi automatici, risposte rapide e messaggi di assenza.

Di cosa hai bisogno per utilizzare WhatsApp Business

Come iniziare ad utilizzare WhatsApp Business? Seguendo i passaggi seguenti:

• scaricare l'app WhatsApp Business dal Google Play Store o dall'Apple App Store.
• inserire il numero di telefono nell'app
• se avete già un account WhatsApp Messenger, potete trasferire i dati sull'account Business. Attenzione: non si possono avere entrambe le app aperte contemporaneamente su un dispositivo. Se provate a farlo, sarete in grado di utilizzare solo quella collegata al vostro numero di telefono. Quindi è necessario un numero dedicato per WhatsApp Business
• se non disponete già di un account WhatsApp Messenger, dovrete verificare il numero di telefono per creare un profilo;
• una volta che il numero è stato verificato, inserite il nome dell’attività e la categoria (ad es. abbigliamento e accessori, cibo ecc.) e caricate un'immagine del profilo;
• dovreste vedere una schermata simile a WhatsApp Messenger, con opzioni per chat, stati e chiamate. Il passaggio successivo consiste nel completare il profilo dell’attività fornendo informazioni aggiuntive sull’azienda come riferimento per i clienti.

Cosa puoi fare con WhatsApp Business:

• hai strumenti per automatizzare, ordinare e rispondere istantaneamente ai messaggi
• puoi utilizzare la piattaforma per inviare messaggi multimediali direttamente ai tuoi clienti e su larga scala, in modo estremamente conveniente
• le aziende possono verificare la loro presenza, il che le fa apparire più credibili.

Cosa cambia tra WhatsApp e WhatsApp Business

Le differenze tra WhatsApp e WhatsApp Business includono le funzionalità offerte, il modo in cui i messaggi vengono consegnati e l'obbligo di un numero di telefono separato:

• WhatsApp è orientato all'uso personale, consentendo agli utenti di comunicare con amici e familiari, condividere foto e video e inviare messaggi vocali. Consente inoltre agli utenti di creare chat di gruppo e condividere la propria posizione con altri
• WhatsApp Business è progettato specificamente per l'uso aziendale, richiede un numero di telefono separato sebbene entrambi possano essere utilizzati sullo stesso dispositivo. Fornisce una suite di strumenti per aiutare le aziende a interagire con i clienti e gestire le relazioni.
  WhatsApp Business è dotato di funzionalità come messaggi di saluto automatici, risposte rapide, messaggi di assenza e profili aziendali. Inoltre, WhatsApp Business consente alle aziende di integrarsi con vari sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

WhatsApp Business: l’evoluzione degli SMS

Molte aziende hanno scelto l’utilizzo degli SMS, un mezzo che si è evoluto nel tempo diventando un canale di comunicazione incredibilmente efficace per inviare aggiornamenti, promemoria, avvisi e notifiche.

Gli SMS possono essere utilizzati per comunicare con clienti, colleghi e altri contatti di lavoro. Le aziende possono utilizzarli per pubblicizzare prodotti e servizi.

Ma WhatsApp Business offre molto di più dei tradizionali SMS: consente infatti di automatizzare diverse funzioni, condividere messaggi multimediali, avere una maggiore sicurezza, accedere all'archiviazione cloud e utilizzare l'analisi per misurare e migliorare il tuo raggio d'azione.

I messaggi di WhatsApp vengono inviati su Internet e possono essere utilizzati per condividere video, immagini, documenti e altri contenuti multimediali. A differenza degli SMS, vengono salvati nel cloud e sono accessibili da qualsiasi dispositivo.

Inoltre, i messaggi di WhatsApp sono più sicuri degli SMS grazie alla crittografia end-to-end che garantisce che solo il mittente e il destinatario possano vedere i messaggi.

SMS invece è un sistema di messaggistica di solo testo utilizzato principalmente per messaggi brevi come avvisi o notifiche. Questi vengono inviati su una rete cellulare e possono includere solo testo, non multimedia. Inoltre, non viene eseguito il backup dei messaggi SMS nel cloud ed è possibile accedervi solo dal dispositivo di invio.

WhatsApp Business: mettere al comando le piccole imprese

C'è un'altra differenza tra WhatsApp Business e gli SMS che i proprietari di piccole imprese in particolare dovrebbero conoscere: l'autonomia.

Se dovete condurre una campagna SMS per il marketing o la gestione delle relazioni con i clienti, comprese le notifiche degli ordini e i promemoria degli appuntamenti, con ogni probabilità avrete bisogno di un aiuto esterno.
Potrebbe essere necessario utilizzare un'agenzia di marketing via SMS per creare, consegnare e monitorare la tua campagna.

Ma con WhatsApp Business è possibile gestire quasi tutti gli aspetti della piattaforma: non è necessario affidarsi a un'agenzia esterna o spendere inutilmente per il marketing. In tal senso, WhatsApp Business offre ai proprietari di piccole imprese indipendenti un'autonomia di marketing.

10 funzionalità di WhatsApp Business che dovresti conoscere

Ora vediamo insieme 10 funzionalità di WhatsApp Business che non tutti conoscono e che possono essere un grande supporto per aiutare piccole e medie imprese.

Il profilo aziendale

Si può impostare un profilo aziendale con un badge "verificato" accanto per fornire informazioni utili ai tuoi clienti.

Ciò può includere la descrizione dell'attività, l'indirizzo, il sito Web e l'indirizzo e-mail.
Un account aziendale verificato dà credibilità e facilita la fidelizzazione di un cliente.

Le risposte rapide

Create risposte rapide personalizzate per risparmiare tempo quando rispondete alle domande frequenti.
Ricordate che una percentuale significativa di domande sarà prevedibile.
Ad esempio, potreste creare risposte a domande come:

• "Quali sono gli orari di lavoro?"
• “Accettate pagamenti online?”
• "C'è la consegna a domicilio?"

I saluti automatici

Le aziende possono creare messaggi di saluto che gli utenti riceveranno quando iniziano una conversazione o dopo 14 giorni di inattività.
Questi messaggi consentono di salutare il cliente e presentare l’azienda senza ritardi o tempi di attesa.

I messaggi di assenza

Funzionalità comodissima: far sapere ai clienti quando si è assenti o non disponibili con messaggi di assenza personalizzati.

C’è un margine di scelta, si possono modificare e decidere quando inviare questi messaggi: ore dopo il lavoro, pianificazione personalizzata o invia sempre.

Etichettare i contatti

Tra le numerose opzioni, si possono anche organizzare i contatti e classificarli utilizzando etichette per un facile accesso, semplificando così la ricerca e mantenendo organizzati e raggruppati tutti i contatti

Le statistiche dei messaggi

WhatsApp Business ti offre metriche cruciali per una migliore gestione delle comunicazioni. Puoi scoprire quanti dei tuoi messaggi sono stati inviati, letti e consegnati.

I cataloghi

Una caratteristica distintiva di WhatsApp Business sono i suoi cataloghi.
Se avete un’attività di vendita infatti potete mostrare facilmente i prodotti affinché i clienti possano sfogliarli, è possibile raggrupparli sulla pagina WhatsApp dell’azienda, evitando così di dover inviare ogni prodotto, prezzo o descrizione..

I messaggi interattivi e i pulsanti di risposta

I messaggi interattivi consentono di creare percorsi utente più semplici e fluidi.
Esistono due tipi di pulsanti interattivi da utilizzare su WhatsApp Business:

• la  CTA: l'utente verrà indirizzato a una pagina Web o a una telefonata
• la risposta rapida: gli utenti possono scegliere tra messaggi già scritti senza doverli digitare manualmente.

Insieme agli altri messaggi interattivi, WhatsApp Business offre anche elenchi di messaggi e pulsanti di risposta.
I messaggi di elenco hanno fino a 10 opzioni, consentendo alle persone di fare semplicemente clic sull'opzione scelta invece di digitarla manualmente.
Con i pulsanti di risposta, i clienti possono selezionare fino a tre opzioni.

L’integrazione con Facebook Shop

Ebbene sì, è possibile collegare l’account WhatsApp Business al negozio Facebook, che come sapete fanno parte della stessa famiglia.

Ciò consente di creare esperienze di acquisto fluide e personalizzate per gli utenti.
Per le piccole imprese, questo è uno strumento molto utile per fidelizzare i clienti e ridurre il tempo dalla scoperta del prodotto all'acquisto.

I pagamenti con WhatsApp

I pagamenti sono la prossima grande frontiera nel mondo digitale e WhatsApp si sta approcciando a questa nuova opzione.

Un’ottima notizia per le piccole imprese poiché i clienti potranno scoprire e acquistare tramite il proprio account WhatsApp Business.

Al momento il servizio di pagamento di WhatsApp è disponibile in Brasile, India e per alcuni utenti negli Stati Uniti, ma sarà presto implementato su vasta scala.

Quali sono i vantaggi di WhatsApp Business

Vediamo ora i vantaggi sufficienti per convincere qualsiasi piccolo imprenditore, libero professionista o startup orientata al consumatore a provare WhatsApp Business:

1. amplifica la visibilità aziendale: con oltre due miliardi di utenti, WhatsApp è la più grande piattaforma di messaggistica al mondo. Vi offre quindi l'opportunità di mostrare la vostra attività a tutto il mondo e acquisire clienti in oltre 100 paesi;
2. migliora il tempo di risposta: i clienti desiderano risposte immediate alle loro domande o richieste di assistenza. Email e social media prendono tempo, WhatsApp Business consente di fornire risposte rapide, il che contribuirà notevolmente a migliorare il servizio clienti e la reputazione dell’azienda;
3. conversazioni verificate: i clienti sanno che stanno parlando con un'azienda verificata. Ciò consente di stabilire la brand identity condividendo numeri di telefono, indirizzo, sito Web e persino offerte promozionali;
4. contenuti multimediali: è possibile condividere immagini, video, documenti, contatti e messaggi di testo. I contenuti inviati sono dinamici, coinvolgenti e personalizzati e i clienti possono condividere ulteriormente tali contenuti con altri nella loro rete, il che amplierà la portata senza alcun costo per l’azienda;
5. comunicazione bidirezionale: quante persone rispondono alle email promozionali? Quanti utenti rispondono ai post sui social media? WhatsApp Business è diverso. La comunicazione è sia sincrona che personalizzata. Gli utenti possono comunicare individualmente con il marchio con la massima privacy;
6. organizzazione delle chat: è possibile organizzare tutte le interazioni con i clienti in un unico posto. Si possono anche utilizzare etichette o colori per contrassegnarli in base a come si preferisce;
7. migliori possibilità di conversione: dopo la prima interazione di un cliente con l’azienda, è possibile inviargli notifiche su nuovi prodotti, vendite a tempo limitato o offerte promozionali, riducendo i costi complessivi di marketing e rendendo il coinvolgimento dei clienti più personalizzato e produttivo. Inoltre, analizzando come i clienti reagiscono alle offerte, si possono modificare ulteriormente;
8. maggiore sicurezza e privacy: WhatsApp Business protegge la privacy dei suoi utenti. Le aziende possono inviare messaggi solo dopo che un cliente ha scelto di riceverli. La messaggistica sulla piattaforma è crittografata end-to-end e viene fornita con l'autenticazione a due fattori;
9. modelli predefiniti: che si tratti di una notifica, di un aggiornamento o di un promemoria, si possono utilizzare i modelli di messaggio per i messaggi di routine. Le aziende possono anche automatizzare le loro risposte per una migliore esperienza del cliente.